Die E-Rechnung kommt — und sie ist kein Zukunftsthema mehr. Seit Januar 2025 sind die gesetzlichen Grundlagen in Kraft, und ab 2026 wird es ernst: Wer im B2B-Bereich Rechnungen stellt oder empfängt, muss strukturierte, maschinenlesbare elektronische Rechnungen verarbeiten können. Eine einfache PDF reicht dann nicht mehr.
Für Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen bedeutet das: jetzt handeln, nicht erst wenn das Finanzamt mahnt.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist weit mehr als ein PDF per E-Mail. Das BMF definiert sie als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Die beiden wichtigsten Formate in Deutschland:
| Format | Beschreibung |
|---|---|
| XRechnung | Rein strukturiertes XML-Format, Standard der öffentlichen Verwaltung. Maschinenlesbar, aber für Menschen ohne Viewer nicht lesbar. |
| ZUGFeRD (ab 2.0) | Hybridformat: PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Vom Menschen lesbar UND maschinell verarbeitbar. |
Was definitiv keine E-Rechnung ist: Eine normale PDF-Rechnung, ein eingescanntes Papierdokument oder eine Word-Datei — selbst wenn sie per E-Mail verschickt werden.
Wer ist betroffen und ab wann?
Die Pflicht gilt ausschließlich für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Privatkunden (B2C) sind außen vor, ebenso Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Der entscheidende Zeitplan:
| Datum | Pflicht |
|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| 01.01.2026 | Versandpflicht für große Unternehmen (Umsatz > 800.000 € im Vorjahr) |
| 01.01.2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit Umsatz zwischen 60.000 € und 800.000 € |
| 01.01.2028 | Versandpflicht für ALLE Unternehmen (inkl. Kleinunternehmer) |
Achtung: Auch wenn Sie als Kleinunternehmer erst 2028 selbst E-Rechnungen versenden müssen — die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025 für ALLE. Wer eine E-Rechnung von einem Lieferanten erhält, muss sie archivieren und verarbeiten können.
Was bedeutet das konkret für Selbstständige?
Szenario 1 — Sie sind Freelancer mit einem großen Kunden Ihr Kunde (Umsatz > 800K) stellt Ihnen ab 2026 E-Rechnungen. Sie MÜSSEN diese annehmen und GoBD-konform archivieren können. Ihr E-Mail-Postfach reicht dafür nicht.
Szenario 2 — Sie haben mehrere Geschäftskunden Ab 2027/2028 müssen Sie selbst E-Rechnungen ausstellen. Eine Word-Vorlage als PDF zu exportieren ist dann nicht mehr gesetzeskonform.
Szenario 3 — Sie arbeiten mit dem öffentlichen Sektor (B2G) Hier gilt die E-Rechnungspflicht für den Rechnungsversand schon länger. Wer Rechnungen an Behörden stellt, braucht ohnehin XRechnung.
Aufbewahrung: 10 Jahre, revisionssicher, GoBD-konform
Das wird oft übersehen: E-Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden — nicht als ausgedrucktes Papier, nicht als Screenshot. Die GoBD verlangen:
- Unveränderbarkeit des Originals
- Maschinelle Auswertbarkeit (das XML muss lesbar bleiben)
- 10 Jahre Aufbewahrungsfrist
Ein Dropbox-Ordner voller PDFs und XML-Dateien erfüllt diese Anforderungen nicht. Deshalb führt an professioneller Buchhaltungssoftware kein Weg vorbei.
Welche Software kann E-Rechnungen?
Die gute Nachricht: Die meisten modernen Buchhaltungstools haben sich längst auf die E-Rechnung vorbereitet. Hier die wichtigsten Anbieter für Selbstständige und KMU im Überblick:
sevDesk
sevDesk unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD. Die E-Rechnungen lassen sich direkt im Tool empfangen und verarbeiten. Besonders für Freelancer und Kleinstunternehmen ist sevDesk eine solide Wahl — die Bedienung ist intuitiv, und es gibt eine kostenlose Testphase.
Lexware Office
Lexware Office (ehemals lexoffice) bietet eine vollständige E-Rechnungslösung mit XRechnung und ZUGFeRD — kombiniert mit klassischer Buchhaltung, Steuervoranmeldung und Bankanbindung. Ideal für Selbstständige, die mehr wollen als nur Rechnungsschreibung und eine integrierte Lösung suchen.
FastBill
FastBill punktet mit einer schlanken Oberfläche und automatisiertem Rechnungsworkflow. E-Rechnungen (XRechnung) werden nativ unterstützt, und die GoBD-konforme Archivierung läuft im Hintergrund.
Weitere Alternativen
- Papierkram.de — besonders beliebt bei Agenturen und Dienstleistern, starke Projekt-Zeiterfassung integriert
- FINOM — kombiniert Geschäftskonto mit Buchhaltung, moderne UI, für junge Unternehmen optimal
Vergleich der E-Rechnung-Features
| Feature | sevDesk | Lexware Office | FastBill | Papierkram | FINOM |
|---|---|---|---|---|---|
| XRechnung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| ZUGFeRD | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| GoBD-Archiv | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| ELSTER-Anbindung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Kostenloser Test | 30 Tage | 30 Tage | 14 Tage | 30 Tage | ja |
| Einstiegspreis | 12,90 €/Monat | 20,90 €/Monat | 3 €/Monat | 12 €/Monat | 0 €/Monat |
Drei Schritte, die Sie jetzt gehen sollten
- Prüfen, ob Ihre aktuelle Software E-Rechnungen kann. Nutzen Sie bisher Excel, Word oder ein altes Buchhaltungsprogramm? Dann wird es Zeit für ein Upgrade.
- Testzugang anlegen. Alle oben genannten Tools bieten kostenlose Testphasen. Ein Nachmittag reicht, um zu prüfen, welches Tool zu Ihrem Workflow passt.
- GoBD-Archivierung sicherstellen. Auch wenn Sie selbst erst später E-Rechnungen versenden müssen — die Empfangspflicht gilt jetzt. Ein revisionssicheres Archiv aufzubauen dauert keine Stunde.
Fazit: Lieber jetzt als unter Druck
Die E-Rechnung ist kein bürokratisches Monster, sondern eine Chance: Wer jetzt umsteigt, automatisiert seine Buchhaltung, spart Zeit und ist für die kommenden Pflichten gerüstet. Die Software ist da, die Testphasen sind kostenlos — es gibt keinen Grund zu warten.
Die Frage ist nicht OB Sie umsteigen müssen, sondern mit WELCHEM Tool.