Fünf Monate nach Start der Versandpflicht für Großunternehmen zeigt sich: Die E-Rechnung ist im deutschen Mittelstand angekommen — aber sie hat auch Schwachstellen offengelegt, die viele Selbstständige unterschätzt haben. Wir haben die Erfahrungen der ersten Monate ausgewertet.
Was sich seit Januar 2026 geändert hat
Seit dem 1. Januar 2026 müssen alle inländischen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € ihre B2B-Rechnungen ausschließlich als strukturierte E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0) versenden. Eine reine PDF-Rechnung ist im B2B-Bereich nicht mehr vorsteuerabzugsfähig — und genau hier beginnen die Probleme vieler Freelancer.
Drei Probleme, die in der Praxis am häufigsten auftauchen
1. PDF-Rechnungen werden zurückgewiesen
Viele Selbstständige berichten, dass größere Kunden (besonders aus dem Konzern- und Behördenumfeld) PDF-Rechnungen seit Januar konsequent zurückweisen — selbst kleine Beträge. Wer keine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei generieren kann, wartet auf sein Geld oder muss die Rechnung neu stellen.
2. Empfangs-Postfächer fehlen
Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025 für ALLE Unternehmen — also auch für Kleinunternehmer und Soloselbstständige. Trotzdem haben viele bisher kein dediziertes E-Mail-Postfach für E-Rechnungen eingerichtet, geschweige denn ein revisionssicheres Archiv. Bei einer Betriebsprüfung wird genau das jetzt zum Problem.
3. GoBD-konforme Archivierung wird unterschätzt
Eine E-Rechnung ist nicht ordnungsgemäß archiviert, nur weil das XML im Posteingang liegt. Die Originaldatei muss unveränderbar gespeichert, maschinell auswertbar und zehn Jahre lang verfügbar sein. Ein Dropbox-Ordner reicht dafür nicht.
Welche Tools haben sich in der Praxis bewährt?
Wir haben die Anbieter ausgewertet, die in den ersten Monaten am häufigsten genannt wurden — und an denen es laut User-Feedback am wenigsten Reibungsverluste gibt.
sevDesk — schnellster Einstieg für Freelancer
sevDesk hat seinen E-Rechnung-Workflow seit dem ersten Quartal 2026 sichtbar verschlankt. XRechnung und ZUGFeRD lassen sich in zwei Klicks generieren, das Empfangs-Postfach ist standardmäßig aktiv und das GoBD-Archiv läuft im Hintergrund. Für Soloselbstständige, die jetzt schnell compliant werden müssen, der direkteste Weg.
Lexware Office — wenn Buchhaltung gleich miterledigt werden soll
Lexware Office ist die richtige Wahl, wenn die E-Rechnung nicht isoliert betrachtet wird, sondern Teil der gesamten Buchhaltung sein soll — inklusive ELSTER-Anbindung, USt-Voranmeldung und Bankabgleich. Praxis-Feedback: Die Einrichtung dauert etwas länger, dafür ist das Setup nach 2026 wirklich abgeschlossen.
FastBill — minimalistisch und günstig
FastBill ist die schlankste Lösung im Vergleich. Wer wenig Rechnungen schreibt, aber alle E-Rechnung-Standards erfüllen muss, fährt mit dem Einstiegsplan ab 3 €/Monat am besten. Die XRechnung-Generierung ist nativ, GoBD-Archiv inklusive.
Was Selbstständige jetzt prüfen sollten
| Frage | Wenn nein, dann … |
|---|---|
| Können Sie XRechnung und ZUGFeRD generieren? | Buchhaltungssoftware aufrüsten — eine reine Word-Vorlage genügt nicht mehr |
| Haben Sie ein dediziertes E-Mail-Postfach für eingehende E-Rechnungen? | Eines einrichten und Lieferanten kommunizieren |
| Werden eingehende XML-Dateien revisionssicher archiviert? | GoBD-konformes Tool nutzen — der Dropbox-Ordner reicht nicht |
| Kennen Sie das Pflicht-Datum für Ihre Umsatzgröße? | Zeitplan prüfen: 2027 für 60K–800K Umsatz, 2028 für alle |
Ausblick: Was kommt 2027?
Der nächste Stichtag ist der 1. Januar 2027 — ab dann müssen auch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz zwischen 60.000 € und 800.000 € E-Rechnungen versenden. Für viele Freelancer und kleine Agenturen ist das das echte Pflicht-Datum. Wer jetzt umsteigt, hat den Vorteil, dass er die Übergangsphase noch ohne Druck nutzen kann.
Fazit
Die ersten fünf Monate haben gezeigt: Die E-Rechnung funktioniert technisch — aber sie ist gnadenlos gegenüber denen, die zu lange gewartet haben. Wer 2027 nicht in dieselbe Falle tappen will wie viele Großkunden-Lieferanten 2026, sollte die Software-Frage in den nächsten Wochen klären, nicht erst im Dezember.